Brzo se setkáte s novinkou v komunikaci správy družstva s družstevníky a vlastníky

Přestože elektronická komunikace vládne současnému světu, klasický papír se zvonění svého umíráčku dosud nedočkal. Spousta institucí nadále rozesílá dokumenty občanům právě v papírové podobě.

Patří mezi ně také Stavební bytové družstvo Krušnohor. Klienti družstva – družstevníci a vlastníci bytů – dostávají na klasickém papíru vytištěné rozpisy zálohových plateb, vyúčtování, různé smlouvy apod. Jiný postup není z mnoha důvodů zatím možný, takže rozesílání dokumentů v papírové podobě potrvá ještě pěknou řádku let. Přesto se družstvo rozhodlo, že se připraví na to, aby mohlo klientům odesílat důležité dokumenty i prostřednictvím e-mailů.


JISTOTA A NEZNEUŽITÍ

„Vedení družstva chce mít jistotu, že zaslané elektronické dokumenty se opravdu dostaly do rukou správného adresáta,“ uvedl Daniel Gerthner, správce sítě SBD Krušnohor. „Důvodem je zajištění ochrany obsahu zaslané písemné dokumentace před možným zneužitím cizími osobami,“ zdůraznil.

Důležité je, aby Krušnohor u svých klientů evidoval správné elektronické adresy. Z tohoto důvodu družstvo provede jejich ověření. Jak bude ověření probíhat?


PRVNÍ KROK - OVĚŘOVACÍ E-MAIL

Prvním krokem je ověřovací e-mail. Na družstvem evidovaný e-mail bude klientovi odeslána elektronická zpráva s výzvou k provedení ověření správnosti evidované adresy. Tato zpráva bude obsahovat odkaz na internetovou stránku, pomocí jíž bude možno ověření správnosti provést. Mělo by stačit na tento odkaz kliknout a zobrazí se internetová stránka (adresa stránky bude začínat https://info.sbdkrusnohor.cz/email/validate/), na které je zapotřebí ověření dokončit.

obrazovka s e-mailem požadavku ověření adresy
První krok: Ověření správnosti družstvem evidované elektronické adresy. Pokud je adresát správný, stačí kliknout na políčko uprostřed formuláře a pokračovat druhým krokem. Jestliže adresát není správný, řiďte se uvedenými pokyny.


V DRUHÉM KROKU JE NUTNO ZADAT SPRÁVNÉ ČÍSLO

Ve druhém kroku je nutno užít správné číslo. Pro úspěšné dokončení ověření je na otevřené internetové stránce zapotřebí zadat do jediného požadovaného políčka:

Potom už stačí kliknout na tlačítko „ODEŠLI OVĚŘENÍ E-MAILU“. Jestliže bylo zadáno to „správné číslo“, bude adresa v družstevním informačním systému označena jako ověřená.

obrazovka ověření e-mailu na webu
Druhý krok: Potvrzení e-mailové adresy pro komunikaci – vyplnění formuláře je jednoduché. Stačí doplnit údaj do dolního prázdného okénka. Údaje nad ním se zobrazí automaticky, protože budou vyplněny systémem družstva na základě předchozího ověření elektronické adresy. (Dodavatel nám poskytl otisk obrazovky pořízený během vývoje. Finální verze internetové stránky se proto může odlišovat.)


JEDNODUCHÉ, ALE…

Na první pohled to vypadá jednoduše – a na druhý…?

Všichni dobře víme, že dosavadní praxe při zavádění novinek kdekoliv (nejen u našeho družstva) se neobejde bez komplikací, které se najednou nečekaně objeví a budou vyžadovat pochopení z obou stran při jejich řešení. Bude tedy zapotřebí se obrnit trpělivostí. „Za správu družstva mohu ujistit o tom, že případné zádrhele budeme řešit velice rychle, aby oboustranná komunikace družstvo – klient fungovala bez problémů,“ sdělil Daniel Gerthner.